Junta administrativa

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Junta administrativa

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Junta administrativa /Asamblea  

 

En ocasiones se realizan asambleas para tratar asuntos administrativos; planear actividades; inclusive para estudiar el desempeño y los problemas del grupo. Estas juntas generalmente se llevan a cabo en el día y horario normales, porque se busca la máxima participación, por ser importantes y derecho de todos las decisiones a tomar.

Se trata de un ejercicio democrático, en el que el objetivo fundamental es lograr la comunicación, negociación y consenso. En grupos con larga historia, este tipo de junta está ya muy sistematizada. La razón por la que una asamblea o junta administrativa termina por ser muy formal y controlada es porque debe ser posible resolver todo, incluso los asuntos que se hayan vuelto luchas de poder y confrontaciones.

En una asamblea o junta administrativa se puede hablar de consensos relativos, para definir las situaciones y así, las dudas que restan son menores y todos votan a favor, al menos para pasar a otro asunto, y hacer rendir el tiempo. Las votaciones similarmente suelen ser primero para sondear, antes que para definir una decisión final, pudiendo en estos casos preliminares cada uno votar por más de una alternativa.

La junta suele iniciar con la designación de roles y funcionarios. Es necesario tomar nota y hacer referencia a lo acordado así como contar en votaciones y mantener un ambiente productivo. Dependiendo del tamaño del grupo, varios/as integrantes se hacen cargo de cada actividad, para apoyar y lograr la coordinación de la sesión. Comúnmente se presentan luego los temas a tratar, y una orden del día preliminar, misma que se aprueba o modifica por abreviada discusión, consenso relativo y votación.

Después de tratar los diversos aspectos de cada asunto, se toma nota de los acuerdos.

 

Entre las actividades que se realizan están:

  • Anotar frente al grupo los temas propuestos.

  • Preguntar si existen temas adicionales a tratar y anotarlos.

  • Eliminar los temas que no requieran la participación de todos.

  • Revisar el listado de temas y consolidar asuntos semejantes.

  • Jerarquizar los temas y poner por orden.

 

Es importante invitar al grupo a un clima de tolerancia, respeto y participación, especialmente si los asuntos son polémicos. Para ello se sugiere un tiempo y varias intervenciones para definir el tema y forma de la reunión, antes de entrar en materia.

Tomando ejemplo de algunos grupos existentes y de su forma de trabajo, se puede describir una modalidad del proceso como:

 

a)    Presentación del tema, ideas y puntos de vista

Se hace una presentación del asunto a tratar, desde los distintos puntos de vista. Quien cuida los tiempos, ayuda a que se trate cada asunto conforme a su importancia.

Los participantes exponen los distintos aspectos, alternativas y puntos de vista. Puede Luego se pasa a una reseña breve de lo presentado, para elaborar un resumen y pasar a una votación de sondeo para reconocer el peso de cada propuesta, sin que se trate de decidir entre ellas aún.

 

b)    Participaciones abiertas, para buscar el consenso

El segundo momento suele ser una discusión general del asunto que se está tratando. Los participantes pueden distribuirse en círculo. Con intervenciones breves de todos, se llega pronto a la mejor decisión. El equipo moderador y coordinador de la asamblea interviene,  muy puntual e incluso directivamente, evitando confrontaciones y buscando que todos los  puntos de vista sean escuchadas. En este tipo de reunión es necesario el debate abierto, suspendiéndose muchos de los controles que en las juntas normales hay para la participación,  la clave es que suceda sin confrontaciones.

 

c)    Toma de decisiones

En la medida de lo posible se llega a una decisión con la que todos están en acuerdo. Por el tiempo disponible el consenso puede ser un lujo imposible, pero se debe intentar.

Toda asamblea o junta administrativa es una oportunidad para el crecimiento y maduración del grupo, permite el aprendizaje en cada participante. Es una expresión de la democracia en acción, un ejercicio que permite manejarse mejor en cualquier otro espacio social, sea familiar, escolar, de trabajo o de asueto.

El carácter de la ayuda mutua y la forma de hablar en el grupo permiten asimilar modos pacíficos de relacionarnos, escuchar y ser democráticos. Cuando el grupo establece mecanismos eficaces de acuerdo, sin permitirse el autoritarismo y la arbitrariedad, transforma también las decisiones internas en un recurso.

La asamblea o junta administrativa es lugar de construcción de la autonomía del grupo. Se hace importante para pasar del espacio cuidadoso y respetuoso que son las juntas normales, a otro ritmo y forma, para la toma de decisiones y debate. 

 

A continuación, un ejemplo del contenido de un cartel con el plan para una junta:

 

Junta administrativa: Orden del día

 

Orden del día

 

Sección

 

Participaciones

Bienvenida e inicio de la reunión

5’

 

Se describe el tipo de reunión

2’

 

Se definen y presentan los responsables:

  • Moderador / a y alternos o apoyo.

  • Responsable de tiempo

  • Secretario

  • Equipo de escrutadores

  • Responsable de minutas y alterno

8’

 

Las personas que apoyan al moderador anotan a la vista de todos y presentan los temas previstos

10’

 

Debate y definición de la orden del día:

  • Se establecen y anotan los temas a tratar.
  • Se acomodan en orden de importancia

(Participaciones designadas por el moderador. Se solicita la palabra levantando la mano.)

10’

 

1. Presentación de puntos de vista y

perspectivas a favor, en contra y alternativas

El consenso es el objetivo

(Participaciones al frente, designadas por el moderador, levantando la mano)

 

 

2. Escrutadores anotan a la vista de todos las

alternativas para decisión del grupo

 

 

3. Votaciones para sondear

 

 

4. Votación definitiva. (En caso necesario,

reinicio de la presentación de puntos de vista.

 

 

Se repiten del 1 al 4 para cada tema.

El responsable del tiempo ayuda a distribuir el tiempo adecuadamente

 

 

El responsable del tiempo da por terminado el período de debates y decisiones

 

 

Anotación de pendientes

5’

 

Lectura de acuerdos y decisiones

10’

 

Reconocimiento de logros y avances

(Responsable de minutas y alterno.
Responsable de acuerdos)

10’

 

Cierre y despedida

5’

 

 

 

 

 

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